Auditorii calificați și autorizați ai TÜV Thüringen auditează aplicarea și menținerea sistemelor de management din organizația dumneavoastră. Factorul decisiv este respectarea standardelor și reglementărilor.

Calea către certificat și întreținerea acestuia - procesul de certificare:

1 Oferta

Organizația ne comunică prin chestionarul clientului, datele esențiale referitoare la respectivul sistem de management. Noi elaborăm pe aceasta bază o ofertă personalizată adaptată la nevoile clientului. Faza de ofertare se încheie cu plasarea comenzii.

2. Revizuirea documentelor

Noi examinăm documentația sistemului de management transmisă, (manualul sistemului de management, după caz descrierea proceselor, procedurilor și instrucțiunilor de lucru) și le evaluăm în baza cerințelor standardelor specifice. Părți ale documentației sistemului de management pot fi verificate în timpul auditului treaptă I, la fața locului în organizație. Se elaborează planul de audit pentru auditul treaptă I, și se trimite organizației în vederea acordului.

3. Audit etapa 1

Auditul treaptă I se efectuează la fața locului. Acesta are drept scop verificarea documentației sistemului de management, evaluarea sediului și condițiilor specifice amplasamentului, purtarea discuțiilor cu clientul pentru a evalua dacă există înțelegerea necesară a cerințelor standardului specific. Sunt culese informațiile necesare referitoare la domeniul de activitate, la procese și sedii, precum și la aspectele legale și de reglementare aferente și respectării acestora. De asemenea, se apreciază dacă gradul de implementare al sistemului de management permite efectuarea auditului treapta a II-a. Organizația primește un raport referitor la auditul treapta I, inclusiv evaluarea documentației sistemului de management. Se transmite organizației planul de audit pentru auditul treapta a II-a în vederea acordării.

4. Audit etapa 2

În cadrul auditului treaptă a 2-a se verifică eficacitatea sistemului de management, luând în considerare cerințele specifice ale standardului precum și prevederile sistemului de management implementat, în baza unor exemple și procese concrete, prin sondaj.

Atribuția organizației în cadrul auditului treaptă a 2-a este de a demonstra aplicarea în practică a procedurilor ei documentate. După încheierea auditului, în cadrul ședinței de închidere, organizația este informată asupra rezultatului auditului. Rezultatul auditului este documentat într-un raport.

Abaterile/ constatările sunt documentate. Organizația propune acțiuni corective. O abatere are drept urmăre fie un audit de urmărire, adică o nouă verificare la fata locului, fie transmiterea de noi documente și dovezi. În cadrul auditului de urmărire se auditează numai procesele de management afectate de abatere. Auditul de urmărire se pune la plată în funcție de cheltuielile aferente. În cazul unei constatări de asemenea sunt propuse acțiuni corective; implementarea corecțiilor și acțiunilor corective stabilite se verifică și evaluează de către auditorul șef cel mai târziu cu prilejul următorului audit de supraveghere planificat.

5. Eliberarea certificatului

Eliberarea certificatului se face odată cu aprobarea procesului de certificare de către organismul de certificare și presupune existența dovezilor pentru ridicarea abaterilor. Dacă contractul referitor la certificare a fost semnat, atunci organizației i se transmit certificatele (după caz în mai multe limbi) împreună cu contractul și raportul de audit. Durata de valabilitate a certificatului este de regulă de trei ani, atunci când în organizație se efectuează anual audituri de supraveghere.

6. Auditul de supraveghere

În intervalul de valabilitate al certificatului se efectuează anual audituri de supraveghere. În cadrul auditului de supraveghere, se verifică prin sondaj dacă sistemul de management certificat îndeplinește în continuare cerințele. Primul audit de supraveghere trebuie efectuat în intervalul de 12 luni de la ultima zi a aprobării pentru prima certificare. Amânarea termenului de audit dincolo de termenul limită duce la suspendarea imediată a certificatului. Odată cu suspendarea certificatului utilizarea certificatului și a marcajului certificării sunt înterzise.

În mod analog, cel de-al II-lea audit de supraveghere trebuie efectuat până la 24 de luni de la ultima zi a aprobării pentru prima certificare.

În general, certificatul este retras la 6 luni de la termenul limită dacă auditul de supraveghere corespunzător nu a fost efectuat.

7. Audit de recertificare

Înainte de expirarea perioadei de valabilitate a certificatului, trebuie efectuat un audit de recertificare în companie pentru a continua certificatul, de obicei pentru încă trei ani. Organizația va fi informată în timp util de către organismul de certificare despre expirarea certificatului și va fi făcută o ofertă corespunzătoare de recertificare de către organismul de certificare. Înformațiile despre modificările aduse sistemului de management trebuie să fie transmise în prealabil de către companie în scris, împreună cu documentele relevante. În auditul de recertificare, eficiența întregului sistem de management este verificată aleatoriu. Desfășurarea auditului se realizează în conformitate cu punctul  2 al prezentei descrieri (de regulă nu este necesar un audit treapta 1).

Pentru a asigura continuitatea neîntreruptă a certificării, procesul de recertificare, inclusiv aprobarea de către organismul de certificare, trebuie încheiat în cadrul intervalului de valabilitate al certificatului actual.