ISO – Organizaţia Internaţională de Standardizare, întemeiată în 1947, cu sediul la Geneva. Asigură accesul nediscriminatoriu al tuturor utilizatorilor de standarde, pentru toate domeniile de activitate (standarde tehnice, din domeniul sistemelor de management etc.). Nu întâmplător acronimul organizaţiei provine din grecescul “isos” (“egal”). ISO lucrează prin intermediul comitetelor tehnice, în care sunt selectate, pe baza unor criterii respectate riguros, persoane cu o bogată experienţă profesională, dublată de o îndelungată activitate în domeniul sistemelor de management (consultanţă, auditare, certificare, înregistrare, notificare, acreditare). Când activează în comitetele tehnice, însă, acestor profesioniști nu li se permite să fie nici consultanţi, nici auditori, nici certificatori, ci “numai” creatori de modele standardizate pentru toate domeniile de activitate.
Misiunea comitetelor tehnice ISO este aceea de a dezvolta standarde internaţionale, care sunt preluate la nivel continental, apoi adoptate și traduse în limba română. Întregul sistem de standardizare este voluntar, conform directivelor europene. Însă “voluntariatul” are următoarea interpretare: atunci când părtile interesate decid ca fiind oportună adoptarea unui standard, acesta devine obligatoriu asemenea unei legi interne a organizaţiei.
Prin definiţie, certificarea reprezintă “recunoașterea oficială de competenţă”. Aceasta se acordă după evaluarea de conformitate făcută unei organizaţii solicitante de către un organism de terţă parte (numit organism de certificare) acreditat, independent, echidistant și obiectiv, prin intermediul auditorilor de tertă parte competenţi și recunoscuţi.
În funcţie de standardele de referinţă vorbim despre o gamă largă de organisme de certificare: a sistemelor de management al calităţii, mediului, sănătăţii și securităţii în muncă, siguranţei alimentului, securităţii informaţiilor, certificarea personalului, a conformităţii produselor etc.
Certificarea oferă unei organizaţii vizibilitate naţională și internaţională în domeniul ei de competenţă, încrederea clienţilor în serviciile prestate și în produsele furnizate, menţinerea poziţiei pe piaţa concurenţială și, prin aceasta, stabilitatea locului de muncă al angajaţilor, posibilitatea de a fi eligibilă în licitaţii etc.
Ca și întregul proces de evaluare de conformitate și certificarea este voluntară. Dar nu este păcat să construiești un sistem de management după un model standardizat și să nu ceri avizul unei părţi neutre și competenţe în privinţa eficacităţii și eficienţei acestuia? Este o întrebare la care merită să reflectăm cu toţii.
Dincolo de definiţia auditului cuprinsă în standardul de principii fundamentale și vocabular ISO 9000:2015, auditul este un proces de verificare prietenoasă a faptului că “scrii ce faci, faci ce scrii, verifici și îmbunătăţești continuu” procesele desfășurate în organizaţie. Cu alte cuvinte, auditul urmărește să verifice dacă toate activităţile și procesele sunt procedurate, dacă personalul implementează procedurile și instrucţiunile, care sunt locurile înguste identificate și cum s-au rezolvat acestea, dacă rezolvările agreate au dus la îmbunăţătirea proceselor și a sistemului de management. Auditul este realizat de către o echipă de audit, compusă din conducătorul echipei, auditori și, la nevoie, experţi tehnici. Programarea auditurilor, planul de audit, desfășurarea propriu zisă a întregului proces de audit, identificarea neconformităţilor, actiunile corective și eficacitatea lor, recomandările de îmbunătăţire și efectul acestora asupra sistemului de management implementat sunt prezentate detaliat în standardul de audit al sistemelor de management ISO 19011:2018.
Standardul este un document model pentru organizaţiile care doresc să se asigure că procesele desfășurate, produsele realizate și serviciile prestate de ele sunt conforme și adecvate scopurilor organizaţiei.
Capitolele standardului sunt numite “cerinţe”, termen sinonim cu obligaţia de a fi respectate, iar forma verbală care anuntă acest caracter de obligativitate este imperativul “trebuie”. Imperativul “trebuie” este timpul verbal al standardului, față de “prezent”, care este timpul verbal al informaţiei documentate procedurate.
Certificarea sistemelor de management este voluntară, așa cum prevăd directivele europene. Însă dacă privim documentarea și implementarea sistemelor de management ca pe o pregătire a organizaţiei noastre pentru un examen, devine de la sine înţeles că finalitatea acestei pregătiri o conferă examenul însuși. Acest “examen” este certificarea. Acordată de un organism de terţă parte, numit “organism de certificare”, după evaluarea prin audit (desfășurat de către echipa de audit a acestui organism) a maturităţii, conformităţii, eficacităţii, eficienţei și trendului sistemului de management implementat în cadrul organizaţiei, certificarea conferă clienţilor organizaţiei încredere în produsele și serviciile acesteia, consolidează poziţia organizaţiei în lumea concurenţială a prezentului pe care-l trăim, conduce la o mai bună organizare internă a proceselor, o mai fluentă comunicare internă, la o motivare și responsabilizare superioară a personalului, la conștientizarea și consolidarea lucrului în echipă, la creșterea profitului organizaţiei.
- Organismul de certificare trebuie să fie acreditat, adică să aibă competenţa oficial recunoscută de către organismul naţional de acreditare.
Prin acreditare, organismului de certificare i se deschid portile colaborării cu noi clienţi, noi parteneri de afaceri, noi furnizori. Părţile interesate sunt din ce în ce mai avizate în privinţa evaluării de conformitate, căutând concret marca de acreditare pe certificatul de acreditare a organismului. Apoi pot alege în cunoștinţă de cauză, pe baza principiului: “Cine nu-i pe listă nu există”.
2. Recunoașterea naţională și internaţională
TÜV Thüringen Karpat, ca reprezentantă a TÜV Thüringen în România beneficiază de experienţa, tradiţia, maturitatea sistemică, bunul nume și renume al organismului de certificare german. În toată activitatea desfășurată din 2006 până în prezent, TÜV Thüringen Karpat a demonstrat profesionalism, implicare, performanţă, deschidere către nevoile și așteptările părţilor interesate, respect, dedicare.
- Comunicare fluentă, deschisă
Comunicarea în timp real, îndeplinirea nevoilor și așteptărilor clienţilor și ale celorlalte părţi interesate, ţinerea la curent cu noutăţile din domeniul certificării sistemelor de management, importanţa acordată feedback-ului tuturor părţilor interesate sunt atributele relevante care au făcut cunoscut și apeciat organismul nostru de certificare.
- Empatia personalului permanent și a corpului de auditori
Subliniată în chestionarele de evaluare a satisfacţiei clienţilor, această caracteristică a dus la opţiunea majorităţii clienţilor TÜV Thüringen Karpat de a continua procesului de certificare, prin noi cicluri de certificare (avem clienţi aflati la a șaptea recertificare).
- Calitatea serviciilor prestate
Calitatea este ceea ce face astăzi diferenţa în tot și în toate. Cunoscând acest adevăr axiomatic, TÜV Thüringen Karpat urmărește să ofere servicii de un nivel calitativ cât mai înalt, în conformitate cu cerinţele noilor abordări standardizate de High Level Structure (HLS).
Structura evaluării de conformitate este următoarea:
- La nivel european – European Accreditation (EA), care acreditează organismele naţionale de acreditare;
- La nivel naţional – AARO – Asociaţia de Acreditare din România (conform OG 38/ 1998), denumire comercială RENAR – Reteaua Naţională de Acreditare din România. Aceasta acreditează organismele (de certificare, inspecţie etc.).
- Organismele de certificare (a sistemelor de management, conformităţii produselor, personalului etc.), care sunt acreditate de AARO (RENAR). Organismele de certificare certifică organizaţiile solicitante de certificate de conformitate.
În această structură, EA acreditează AARO (RENAR), care acreditează organismele de certificare (TÜV Thüringen Karpat, de exemplu), iar aceste organisme certifică organizaţiile solicitante. Aceleași cerinţe se aplică întregii structuri, aceleași tipuri de audituri și evaluări se realizează cu o frecventă procedurată, verificabilă. Evident, specificul este dat de tipul de organism/ organizaţie, de dimensiunea, numărul de entităţi, de personal, complexitatea proceselor acestora. Dar, vorba poetului, “acelorași mijloace se supun câte există”, cu alte cuvinte, acelorași cerinte standardizate li se supun toate organismele acreditate. Sunt, deci, trasabile la aceleași referenţiale si verificabile în mod transparent.
Nu același lucru se poate spune despre organismele neacreditate, care nu se aliniază la această structură oficial recunoscută. Este posibil ca aceste organisme de certificare să aibă sistemul de management documentat în conformitate cu cerinţele standardelor europene sau nu. Riscul ca clienţii unor organisme de certificare neacreditate să primească certificate fără valoare este foarte mare.
O sursă reală de verificare a statusului organismelor de certificare (acreditate/ neacreditate) este site-ul organismului naţional de acreditare: www.renar.ro.
– Sistematizarea tuturor activitaţilor relevante duce la reducerea riscurilor
– Îmbunătăţirea performanțelor prin intermediul organizaţiei
– Creșterea încrederii publicului, agenţiilor guvernamentale, a băncilor, asiguratorilor și a clienţilor, pe scurt, a tuturor părţilor interesate
– Economii de costuri printr-o gândire si acţiune sistematică și pro-activă
– Îmbunătăţirea implicării angajatilor, a motivaţiei și angajamentului
– Performanţa (calităţii, mediului, SSM, siguranţei informaţiilor etc.) documentată și susţinută vă va îmbunătăţi imaginea și abilitatea de competitivitate, atât pe cea naţională, cât și pe cea internaţională
– Siguranţa respectarii legislaţiei, ca urmare a observării sistematice a tuturor aspectelor sistemului de management
– Integrarea ușoară într-un sistem de management, oricare ar fi acesta
Da, deoarece certificarea:
– duce la disciplinarea în cadrul organizaţiei, prin stabilirea unor reguli, aceleași pentru toţi, supuse îmbunătăţirilor periodice
– conduce la cultivarea și creșterea încrederii în produsele/ serviciile organizaţiei noastre, în condițiile unor clienţi și furnizori tot mai avizaţi (“Ai ISO? Cine nu-i pe listă nu există”)
– contribuie la crearea și cultivarea unei imagini distincte, percutante, pe piaţa actuală. În prezent se vinde tot mai mult imaginea, înaintea produsului
– crează o comunicare internă mai bună între angajaţi și diverse niveluri organizatorice, ceea ce conduce la economii de timp, bani, energie nervoasă etc.
– ne ajută să vorbim aceeași limbă, cea calitologică, nu dialectal. Este ca și cum am pune la un loc un bănăţean, un maramureșean și-un bucovinean și i-am lăsa să converseze. Categoric, nu se vor înţelege, nu vor înţelege toate subtilităţile limbajului, deși toţi vorbesc aceeași limbă, însă nu literar, ci dialectal. Limbajul “calitologic” este sinonim cu “limba română literară”
– demonstrează faptul că un produs realizat într-un sistem de management certificat are toate șansele să fie superior calitativ unui produs similar, care rezultă dintr-un sistem necertificat
– înseamnă creșterea șanselor de a câștiga licitaţiile organizate în diverse domenii de activitate, aceasta presupunând stabilitatea locului de muncă și siguranţa zilei de mâine
Dincolo de definiţia dată de standardul ISO 9000:2015, în limbaj uzual, un sistem de management ar putea fi definit drept cadrul organizatoric, “tiparul” sau “coloana vertebrală” a activităţilor și proceselor unei organizaţii. El este totodată “mintea” limpede, organizată și permanent orientată către ordine și disciplină, urmărind permanent avantajele care decurg din menţinerea acestora.
Sistemul de management este cadrul care permite planificarea proceselor, a politicilor și obiectivelor SMART și a indicatorilor de performanţă, punerea lor în practică prin documentarea și implementarea tuturor informaţiilor documentate necesare, monitorizarea continuă în vederea îmbunătăţirilor scontate. Cu alte cuvinte, sistemul de management este materializarea spiralei Deming a calităţii (ciclul PDCA), adică: “scrii ce faci (P) + faci ce scrii (D) + verifici ce-ai făcut (C) + îmbunătăţești continuu (A)”.
Prin definiţie, acreditarea este “recunoașterea oficială de competenţă”, iar certificarea este “evaluarea conformităţii față de un referenţial”.
Într-o abordare mai apropiată de percepţia noastră, acreditarea este apanajul organismului naţional de acreditare (AARO/ RENAR), care este “unic deţinător al mărcii naţionale cu tricolor”, iar termenul “acreditare” este – conform directivelor europene – un termen alocat exclusiv organismului de acreditare. Organismul de acreditare este considerat un organism de tip “A”, vârful sistemului naţional de evaluare de conformitate. Organismul care acreditează, utilizează “evaluatori” și desfășoară “evaluări”. AARO/ RENAR acreditează organismele de certificare.
Organismele de certificare sunt “puiii” organismului de acreditare. Pentru a fi acreditate, ele trebuie să demonstreze îndeplinirea cerinţelor AARO/ RENAR prezentate detaliat în mapele personalizate de pe site-ul www.renar.ro. Organismele de certificare utilizează “auditori” și desfășoară “audituri”.
Ca tehnică, metodologie, principii, atât evaluarea, cât și auditul se supun acelorași reguli descrise detaliat de standardul de audit al sistemelor de management ISO 19011:2018, care se completează cu cerinţele specifice fiecărui tip de organism în parte. Organismele de certificare certifică organizaţii (substantiv comun sinonim cu toate tipurile de organizaţii înregistrate la Registrul Comerțului, de exemplu: SA, SRL, asociaţie, instituţie, companie, institut etc.).
Organismele de acreditare sunt semnatare ale acordurilor internaţionale de tip EA-MLA, ILAC-MRA (Memorandum of Understanding, Multilateral Recognition Agreement). Datorită acestor acorduri, un organism de acreditare acreditat se bucură de recunoaștere internaţională. Implicit, organismele de certificare acreditate, prin sigla acreditatorului, la rândul lor au această recunoaștere internaţională, care contribuie la lichidarea barierelor comerciale existente, fluidizând comunicarea și relaţiile internaţionale.
În plus, în Monitorul Oficial de Bruxelles sunt înscrise toate organismele de acreditare, cu datele de contact și portofoliul acestora, în mod transparent, într-o bază de date extinsă, permanent actualizată. Având vizibilitate continuă asupra ultimei versiuni a acestui Monitor Oficial, organismele de acreditare sunt astfel protejate de “umbrela” acordurilor semnate și pot, la rândul lor, să confere încredere organismelor de certificare acreditate în procesul de evaluare de conformitate. Cu alte cuvinte, clienţii evaluării de conformitate să se simtă la adăpost de orice acuzaţii nefondate sau suspiciuni legate de conformitatea cu cerinţele sau competenţă.
Câteva din avantajele certificării cu TÜV Thüringen sunt următoarele:
– recunoașterea naţională și internaţională a certificatelor emise
– experienţa practică îndelungată și diversificată a auditorilor și experţilor
– comunicarea permanentă a acestei experienţe dobândite, prin intermediul instruirilor organizate și desfășurate periodic, referitor la sistemele de management
– îmbunătăţirea continuă a proceselor, prin valorizarea superioară a “lecţiilor învătate anterior” și a “maturităţii organizaţionale” etc.
Până nu de mult, în organizaţii exista practica documentării și implementării sistemelor de management “unul câte unul”, pe rând, “step-by-step”. Aceasta presupunea elaborarea câte unui set complet de documentaţii pentru fiecare sistem de management în parte. La un moment dat coexistau manualul de management al calitătii cu cel al mediului și cu cel al SSM, de exemplu. La fel, procedurile sistemului de management al calităţii erau prezentate separat și complet (numeric vorbind), pe cerinţe, pentru mediu și SSM, ca să ne referim la același exemplu. Se aglomera astfel “partea teoretică”, procedurală, a sistemelor de management cu foarte multe informaţii repetitive, ceea ce ducea inevitabil la rezistenţa – înverșunată, uneori – a angajaţilor față de ideea de implementare a sistemelor de management, faţă de “metrul cub de hârtii inutile” și față de complicarea excesivă a activităţilor organizaţiei.
Având în vedere aceste experienţe de durată, începând cu anul 2015, ISO deschide drumul noii abordări procesuale bazate pe ciclul PDCA, gândirea bazată pe risc și structura HLS (High Level Structure). Acesta este drumul integrării sistemelor de management. Concret, toate standardele de sistem de management apărute după 2015 au același număr de capitole, capitolele poartă titluri aproape identice, toate sistemele de management sunt fundamentate pe abordarea procesuală, ciclul PDCA și gândirea bazată pe risc. Aceasta conduce la simplificarea drastică a informaţiei documentate, la reducerea vizibilă a volumului de informaţii repetitive și, desigur, la o înţelegere superioară și la conștientizarea importanţei sistemelor de management ca instrument de îmbunătăţire continuă a proceselor și de creștere a profitului organizaţiei.
Sisteme de management integrat (de exemplu, calitate – mediu – SSM) = un manual unic, un număr de proceduri (sau fișe de proces) comune celor trei sisteme (la care se adaugă procedurile caracteristice fiecărui sistem de management în parte), plus procedurile specifice și instrucţiunile de lucru pentru fiecare sistem în parte.
Cum se pot integra sistemele de management? Câte tipuri de integrări de sisteme de management se cunosc? Fără teama de a greși, răspunsul ar putea fi, ca în matematică, de tipul: “combinări de <m> luate câte <n>”. Sistemele de management sunt în continuă expansiune, de la “clasicele” sisteme de management al calitătii (ISO 9001), mediului (ISO 14001) și SSM (ISO 45001), până la sistemele de management al sustenabilităţii evenimentelor (ISO 20121), al relatiilor de afaceri colaborative (ISO 44001) și sistemele de management al activelor (ISO 55000). Pot fi realizate orice tipuri de integrări ale sistemelor de management, în functie de optiunile organizatiilor înseși sau ale părtilor interesate ale acestora (de exemplu, mediu + SSM, calitate + securitatea informaţiilor, efecte energetice + relatiile de afaceri colaborative etc.).
Construcţia unui sistem de management comportă două etape complementare, de tăria unei legături ionice: etapa de documentare și etapa de implementare. Etapa de documentare se referă la redactarea informaţiilor documentate (procedurile care descriu procesele, cu formularistica anexată). În certificare, etapa de implementare se referă la aplicarea în practică a documentaţiei sistemului de management, urmată de verificarea eficacităţii (prin audit) și a eficienţei (prin analiza de management), fiind completată de măsurile de îmbunătăţire iniţiate.
Însă în limbajul curent mai există încă un sens al noţiunii de “implementare”, acela de acordare de consultanţă. În acest caz, termenul este impropriu utilizat, deoarece nu se poate stabili o identitate între întreaga activitate de consultanţă și implementarea sistemelor de management. Pentru consultanţă, noţiunea de implementare se traduce în special prin aplicarea practică a sistemului de management documentat teoretic și verificarea eficacităţii și eficienţei acestuia.
Fiecare organism de certificare își are propria politică de tarife, în funcţie însă de niște parametri comuni și anume: structura organizatorică, mărimea organizaţiei (număr de entităţi, sucursale, filiale, puncte de lucru, sedii fixe/ mobile etc.), numărul de angajaţi, domeniul de activitate al organizţiei. În funcţie de aceste criterii, organismul de certificare elaborează o ofertă de preţ personalizată, pe care o transmite solicitantului spre analiză și oficializare.
Conform “Normei metodologice privind modulele utilizate în diferite faze ale procedurilor de evaluare a conformităţii produselor din domeniile reglementate, prevăzute în Legea nr. 608/2001 privind evaluarea conformităţii produselor, republicată, şi a regulilor de aplicare şi utilizare a marcajului european de conformitate CE din 24.01.2002 (Parte integrantă din Hotărârea 71/2002“, republicată în Monitorul Oficial partea 1 nr. 313/ 06.04.2006):
Autorităţile competente stabilesc în reglementările tehnice procedurile pentru evaluarea conformităţii produselor, denumite în continuare module, conform prevederilor normelor metodologice.
Procesul de evaluare a conformităţii se poate abate de la module numai atunci când cerinţele specifice dintr-o reglementare tehnică impun acest lucru. Aceste abateri trebuie să fie limitate şi trebuie să fie explicit justificate în reglementarea tehnică respectivă.
Selectarea şi utilizarea modulelor se bazează pe criteriile generale prevăzute în anexa nr. 1.
Modulele sunt prevăzute în anexa nr. 2.
Aplicarea şi utilizarea marcajului naţional de conformitate CS, denumit în continuare marcaj CS, se bazează pe regulile generale prevăzute în anexa nr. 3.
Schema logică privind posibilităţile de utilizare a modulelor este prevăzută în anexa nr. 4.
Termenii utilizaţi în prezenta hotărâre se definesc conform prevederilor art. 4 din Legea nr. 608/2001, republicată.
Anexele nr. 1-4 fac parte integrantă din prezentele norme metodologice.
“Marcajul CE (cunoscut mai simplu ca semnul CE) este o marcare obligatorie a unor produse, din cadrul Spațiului Economic European. Un produs CE este în conformitate cu specificațiile U.E. privind siguranța și sănătatea consumatorului, dar și a mediului. CE reprezintă acronimul pentru “conformité européenne”, din franceză, însemnând „conformitate europeană”. Marcând produsul cu acest semn, producătorul declară că produsul său satisface aceste cerințe”. (Wikipedia)
Marcajul CE este obligatoriu doar în cazul produselor pentru care există specificații UE și care necesită aplicarea marcajului CE.
Dacă unele produse fac obiectul mai multor cerințe ale UE în același timp, trebuie să ne asigurăm că produsul respectă toate cerințele relevante înainte de a-i aplica marcajul CE. Este interzisă aplicarea marcajului CE pe produse pentru care nu există specificații UE sau care nu necesită aplicarea marcajului CE.
Producătorul își asumă integral răspunderea pentru declararea conformității cu toate cerințele. Înainte de a aplica marcajul CE trebuie:
– să garantați conformitatea cu toate cerințele aplicabile la nivelul UE
– să stabiliți dacă puteți evalua singur produsul sau dacă trebuie să apelați la un organism notificat
– să întocmiți un dosar tehnic de documentare a conformității
– să redactați și să semnați declarația UE de conformitate
Dacă produsul poartă marcajul UE, iar autoritățile naționale vă cer acest lucru, trebuie să le furnizați toate informațiile și documentele justificative legate de marcajul CE.
Trebuie de asemenea să verificați dacă produsul trebuie să fie testat de un organism notificat. Puteți găsi această informație în legislația relevantă aplicabilă produsului dumneavoastră (verificați normele pe categorii de produse). Acest pas nu este obligatoriu pentru toate produsele.
Dacă este nevoie să apelați la un organism notificat, marcajul CE trebuie să fie însoțit de numărul de identificare al organismului notificat. Marcajul CE și numărul de identificare al organismului pot fi aplicate separat, atâta timp cât este evidentă legătura dintre ele.
Se poate utiliza baza de date NANDO, pentru a căuta un organism notificat care vă poate certifica produsul.
Dacă produsul nu trebuie să fie verificat de un organism independent, producătorul este cel care trebuie să verifice conformarea produsului la cerințele tehnice. Acest demers include estimarea și documentarea posibilelor riscuri legate de utilizarea produsului.
Marcajul trebuie să fie vizibil, lizibil și imposibil de șters.
El trebuie să conțină inițialele „CE” – ambele litere ar trebui să aibă aceeași dimensiune verticală și să nu fie mai mici de 5 mm (cu excepția cazului în care se specifică altceva în cerințele relevante referitoare la produs).
Dacă doriți să reduceți sau să măriți marcajul CE pe produsul dumneavoastră, va trebui să respectați proporțiile celor două litere. Atâta timp cât inițialele rămân vizibile, marcajul CE poate lua forme diferite (culoare, litere pline sau goale etc.).
Dacă marcajul CE nu poate fi aplicat direct pe produs, îl puteți aplica pe ambalaj, dacă acesta există, sau pe documentele însoțitoare. Dacă produsul dumneavoastră face obiectul mai multor directive/ regulamente care impun aplicarea marcajului CE, documentele însoțitoare trebuie să indice faptul că produsul este conform cu toate directivele/ regulamentele UE aplicabile.
