Stimati Parteneri TÜV Thüringen,

Asa cum stiti, ISO 9001: 2015 a fost publicat in Septembrie 2015.

Mai jos vom aminti principalele modificari ale ISO 9001:2015 in comparatie cu ISO 9001:2008:

High Level Structure

Standardul are acum o noua structura, care se va aplica tuturor standardelor cu subiecte variate (de la sistemul de management al securitatii informatiilor sau al continuitatii afacerii, deja modificate pe noua structura la sistemul de management de mediu sau al sanatatii si securitatii ocupationale). Astfel implementarea si certificarea lor integrata, va fi mult mai usoara. Toate standardele vor avea aceeasi structura principala, texte de baza identice precum si termeni si definitii comune. In timp ce structura principala se va pastra, pot fi adaugate sub-clauze sau texte specifice standardului utilizat.

Termeni

Termenii folositi vor fi listati, in viitor, in ISO 9000:2015, care este, de asemenea, in proces de revizuire.

Se utilizeaza termeni noi precum “informatii documentate”, “externalizare”, “performanta”, “bunuri” si se renunta la termeni precum “documente”, “inregistrari”, “manualul calitatii”, “actiune preventiva”.

Standardul este mult mai flexibil, ofera un spatiu de desfasurare mult mai larg pentru descrierea si implementarea documentatiei precum si pentru mediile utilizate (in general format electronic). Standardul se adapteaza realitatii actuale din organizatii.

Acum vorbim de “informatii documentate” care, ca si pana acum, vor trebui tinute sub control.

In ciuda faptului ca 9001 revizuit nu solicita manual, proceduri documentate, in cazul in care acestea exista si sunt necesare pentru organizatie, se poate recomada pastrarea si utilizarea lor in continuare.

Abordarea orientata pe proces

Standardul accentueaza necesitatea unei strategii orientate pe proces la dezvoltarea, implementarea si imbunatatirea eficientei sistemului de management al calitatii. Revizia propusa a standardului face acest punct mult mai explicit, prin includerea clauzei 4.4.2 Abordarea procesuala – specificand cerintele considerate esentiale pentru adoptarea abordarii procesuale.

9001 revizuit cere in continuare un management al proceselor bine documentat si sistematizat.

Asadar organizatiile isi definesc in continuare intrarile si iesirile asteptate ale fiecarui proces, determina succesiunea si interactiunea acestora, determina riscurile si oportunitatile asociate proceselor, stabilesc indicatori cheie de performanta si asigura disponibilitatea resurselor necesare. Intrarile si iesirile pot fi tangibile (ex. materiale, echipamente) sau intangibile (ex. energie, informatii). Iesirile pot fi si neintentionate, de exemplu deseuri, poluare. Indicatorii de performanta pot fi stabiliti pentru determinarea eficacitatii sau eficientei.

Este important sa se identifice si sa se puna la dispozitie resursele necesare, competenta si autoritatea. Toate procesele ar trebui sa fie aliniate domeniului de aplicare al sistemului de management al calitatii si complexitatii organziatiei si ar trebui sa fie concepute pentru a adauga valoare organizatiei. Organizatia trebuie sa isi stabileasca numarul si tipul proceselor necesare atingerii obiectivelor de afaceri.

Abordarea bazata pe riscuri

In cadrul planificarii si dezvoltarii sistemului de management al calitatii, se cere o identificare si analizare sistematica a riscurilor si oportunitatilor existente. Masurile pentru tratarea lor trebuie planificate, implementate si evaluate. Datorita specificului fiecarei organizatii, vor aparea diverse modalitati de implementare a acestor noi cerinte din standard, deoarece 9001 revizuit nu stabileste / impune cum trebuie realizat acest lucru. (se distinge insa de cerintele de gestionare a riscului in conformitate cu standardul ISO 31000).

In practica, organizatia trebuie sa determine riscurile pentru conformitatea bunurilor / serviciilor si satisfactiei clientilor daca iesirile nedorite sunt livrate si daca interactiunea proceselor este ineficace. Managerii unei organizatii nu trebuie sa se limiteze la a trata, de fiecare data, consecintele unor evenimente care s-au produs. Tratarea consecintelor nu amelioreaza cauzele si, prin urmare, riscurile materializate deja se vor produce si in viitor, de regula, cu o frecventa mai mare si cu un impact crescut asupra obiectivelor. Managerii trebuie sa adopte un stil de management proactiv, ceea ce inseamna ca este necesar sa conceapa si sa implementeze masuri susceptibile de a atenua manifestarea riscurilor. Reactia orientata spre viitor permite organizatiei sa tina sub control riscurile in limite acceptabile, ceea ce este acelasi lucru cu cresterea sanselor de a-si atinge obiectivele.

Abordarea proactiva a riscurilor inlocuieste actiunile preventive si reduce necesitatea luarii actiunilor corective mai tarziu.

Contextul organizatiei si importanta partilor interesate

Organizatiile trebuie sa determine, monitorizeze si controleze factorii interni (ex. infrastructura, nivelul profesional al angajatilor, cultura organizationala etc.) si externi (contextul social, economic, legislatie etc), care sunt relevanti pentru scopul sau si care afecteaza sau sunt afectati de rezultatul propus in cadrul sistemului de management al calitatii.

In acelasi timp trebuie determinate partile interesate si cerintele lor relevante.

Astfel 9001 revizuit largeste orientarea catre client cu alte parti interesate relevante pentru sistemul de management. In acest sens organizatia trebuie sa tina seama de nevoile si asteptarile partilor interesate referitoare la bunuri si servicii .

Asadar, se cere organizatiei o gestionare eficace si eficienta a relatiilor cu partile interesate relevante.

O clasificare a lor poate fi in parti interesate interne (ex. conducerea, angajatii, proprietarii, etc) si parti interesate externe (clienti, utilizatori finali, furnizori, distribuitori, parteneri, vecini, asociatii, autoritati, competitori,etc.)

Leadership

Clauza principala 5. “Responsabilitatea managementului” devine acum “Leadership”

Managementul este mai ales pentru procese, in timp ce leadership-ul este pentru comportament. Managementul se bazeaza foarte mult pe capacitatile masurabile concrete, cum ar fi planificarea eficace, utilizarea sistemului organizatoric si utilizarea metodelor de comunicare adecvate. In schimb, Leadership-ul se bazeaza cel mai mult pe aspecte mai putin tangibile și mai putin masurabile, cum ar fi de incredere, inspiratie, atitudine, caracter personal, luarea deciziilor.

Managementul de nivel superior va avea o raspundere mai mare pentru eficacitatea sistemului de management al calitatii.

Se pune accent in continuare pe atribuirea responsabilitatilor si autoritatii pentru a se asigura ca SMC este conform cu cerintele standardului, ca procesele furnizeaza iesirile dorite. Trebuie asigurata raportarea in continuare catre Top Management a performantei SMC si a oricarei necesitati de imbunatatire precum si a promovarii constientizarii cerintelor clientului in organizatie.

Desemnarea reprezentantului managementului pentru calitate, care avea aceste atributii anterior, nu mai este ceruta in mod explicit. Structurile existente, care cuprind o persoana special responsabila, pot fi desigur pastrate.

Organizatia castiga astfel mai mult spatiu de desfasurare pentru distribuirea mai flexibila a atributiilor relevante pentru managementul calitatii. Toata organizatia este responsabila pentru eficacitate si eficienta, nu doar o persoana.

Cunostinte de organizare

Suplimentar sunt solicitate cunostinte pentru operarea sistemului si a proceselor si pentru a asigura conformitatea bunurilor/serviciilor si satisfactia clientului. Cerintele pentru determinarea, mentinerea si actualizarea cunostintelor si punerea lor la dispozitia angajatilor au fost integrate in standard.

9001 revizuit nu da indicatii cum sa se implementeze managementul cunoasterii. Important este ca acesta sa fie adaptat organizatiei. Este important sa se defineasca sursa/ sursele pentru obtinerea cunostintelor necesare (fie prin analiza greselilor si succesului, studii de piata, conferinte, etc.) si asigurarea ca acestea nu se pierd (de ex. prin fluctuatii personal, etc).

Controlul  aprovizionarii bunurilor si serviciilor

In comparatie cu ISO 9001:2008, cerintele specifice pentru controlul furnizorilor externi si ale (sub-) proceselor, bunurilor si serviciilor oferite de ei sunt incluse in 9001 revizuit.

Cand organizatia are un acord cu un furnizor pentru realizarea unei functiuni sau a unui proces al organizatiei, organizatia isi va asuma rezultatele aprovizionarii bunurilor si/ sau serviciilor.

Tipul si amploarea controlului aplicat furnizorului extern sau furnizorului procesului externalizat trebuie sa depinda de:

  • riscurile identificate si potentialele impacturi
  • gradul in care controlul procesului externalizat este impartit cu furnizorul
  • capabilitatea controalelor potentiale

Datorita orizontului extins al modificarilor ISO 9001:2015 in comparatie cu ISO 9001:2008, recomandam tuturor utilizatorilor ISO 9001 sa se concentreze tot mai mult pe gestionarea aspectelor precum analiza contextului intern si extern, identificarea partilor interesate si determinarea cerintelor lor, managementul riscului si abordarea procesuala.

Organizatia noastra are un certificat TÜV Thüringen.

Ce pasi pot face in continuare?

Pentru certificatele eliberate de TÜV Thüringen, se vor aplica urmatoarele termene limita pentru tranzitia de la versiunea curenta la noua revizie a ISO 9001, in conformitate cu reglementarile ISO:

  • Dupa publicarea noului standard (se asteapta Septembrie 2015), devine aplicabila o perioada de tranzitie de 3 ani. In aceasta perioada de tranzitie ISO 9001:2008 este inca valabil si este posibila certificarea conform acestuia. Dupa expirarea perioadei de tranzitie, in Septembrie 2018, toate certificatele pentru ISO 9001:2008 nu mai sunt valabile.
  • Valabilitatea certificatelor existente pentru standardul ISO 9001:2008 trebuie sa se limiteze la sfarsitul perioadei de tranzitie, ceea ce inseamna pana la terminarea celor 3 ani dupa publicarea standardului ISO 9001:2015.
  • Se asteapta ca din Septembrie 2018, sa fie posibila doar certificare conform noii revizii a standardului.
  • Se permite eliberarea de certificate conform ISO 9001:2015 dupa auditul on-stage in companie.

Organismul de Acreditare german al DAkkS a publicat, cu referire la timpul de audit, pentru tranzitia la noul ISO 9001:2015, urmatorii termeni de referinta:

  • Se poate face tranzitia la noul standard in cadrul unui audit de supraveghere, la timpul calculat adaugandu-se cel putin 20% dar minim 0,5 zile/ om.
  • Tranzitia la noul standard in cadrul unui audit de recertificare necesita un timp suplimentar de cel putin 10% dar minim 0,25 zile/ om.

In plus, este de asemenea posibil sa se faca tranzitia la noul standard, intr-un audit programat suplimentar, luandu-se in considerare reglementarile mentionate mai sus.

Modificari fata de termenele si procedurile mentionate pot aparea in functie de noile determinari ale organizatiei ISO sau ale Organismului de Acreditare German. In acest caz, veti primi informatii suplimentare de la noi.

Pentru intrebari suplimentare cu privire la ISO 9001:2015, va rugam sa ne contactati.

Cu stima,

Organismul dvs. de certificare al TÜV Thüringen e.V. prin TÜVKarpat in Romania